Yönetici Asistanı - Telefon Görüşme Kuralları
01 Temmuz 2016 Cuma - 02:42:47
Yeni Kayıt / Üye Değilsiniz / Giriş
Yönetici Asistanı - Telefon Görüşme Kuralları

Telefon Konuşmaları

Telefon yerinde ve amaca uygun kullanılmadığında zaman kaybına neden olur. Kişi. telefona daha az zaman ayırmanın mümkün olup olmadığını kendisine sormalı ve bunun için neler yapması gerektiğine karar vermelidir. Zaman kaybına neden olabilecek telefon alışkanlıklarından önemli olan bazıları şunlardır:
Fazla gevezelik.
Mesajları yazmak için kalem ve kağıt bulundurmamak.
Söylenecekleri önceden hazırlamamak,
Kesin ve açık cevap vermemek,
Gelen bütün telefonlara cevap vermek zorunda olmak,
Zor insanlarla meşgul olmak zorunda kalmak.
Acil bir projenin ortasında, gelen telefona cevap vermek zorunda kalmak,
İyi dinlememek,
 

Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için uygulanabilecek bazı prensipler vardır. Bu prensipler kişinin kendisinin açtığı ve karşı taraftan gelen telefonlar olmak üzere iki gruba ayrılmıştır. Telefon konuşmalarında uyulması gereken prensiplerden bazıları her iki gruba da uygulanabilir. Bunlar şu şekilde açıklanabilir:


Gelen Telefonlar:
- Nezaket sözleri çok kısa tutulmalıdır.
- Cevaplar kısa ve kesin olmalıdır.
- Karşıdakinin ne söylediği dikkatle dinlenmelidir. Telefon çaldığı sırada yapılan veya düşünülen şey tamamen unutulmalı ve konuşulan kişiye odaklamalıdır.
- Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevi başkasına devredilmelidir.
- Arayan kişinin söyledikleri özetlenerek, anlaşılanların doğruluğu denetlenmelidir.
- Telefonun yanında mutlaka kağıt ve kalem bulundurulmalıdır.
- Arayan kişiye teşekkür edilmelidir.
- Arayan kişinin geri aranacağı söyleniyorsa. mutlaka aranmalıdır.
 

Aranan Telefonlar:
- Kişi hazırlıklı olmalıdır. Söylemek istediklerini ve konuşmada varmak istediği sonucu planlamalıdır.
- Kişi telefonu açarken, psikolojik olarak avantajlı durumdadır. Çünkü, kendisi için uygun bir zamanda, başkasının programı kesintiye uğratılmıştır.
- Arayanın karşısına telesekreter çıkarsa, bırakacağı mesajı önceden hazırlamalıdır. Bu mesaj kısa, basit ve konuya yönelik olmalıdır.
- Arayan kişi, hiç istemediği bir telefon konuşması yapmak zorundaysa, durumu tekrar gözden geçirip, konuşma bitiminde ortaya çıkabilecek olumlu bir sonucu düşünmelidir.
- Arayan karşıdakini dikkatle dinlemelidir. Kelimeleri olduğu kadar ses tonunu da dikkate almalıdır. Çünkü, ses tonu karşıdakinin duyguları hakkın da ipuçları verir.
- Arayan yapacağını vaat ettiği işlemleri not etmek için kağıt ve kalem bulundurmalıdır.
- Karşıdakinin söylediği her şeyin duyulduğundan emin olmak için telefonu arayanın kapatması uygundur.
 

Büroda Telefon Kullanımının Genel Prensipleri
- Telefona mümkün olan en kısa sürede, en fazla üç çalıştan sonra cevap vermek gerekir. Herkes telefona çabuk cevap vermenin önemini kavramalı ve çalışanlar basit sorulara kısa ve kesin cevaplar vermelidir. Gelen konuşmaları ilgili bölüme aktaracak bilgiye sahip olmak da çok önemlidir.
-Çalışılan yerde mesaj alma ve sahibine iletme sistemleri kullanılmalıdır. Telefon mesajlarında mutlaka bulunması gereken bilgiler arayanın adı, şirketi. telefon numarası ve onu geri aramak için uygun zamanıdır.
- Başka birisine bir şey söylemek veya sormak gerektiğinde, telefon beklemeye alınmalıdır.
- Soru cevaplandırılamıyor veya cevaplayacak kışı bulunamıyorsa. arayan kişiye şu anda cevap vermenin mümkün olmadığı daha sonra bu konuyla ilgili bilginin verileceği söylenmelidir.

 

 

Yorum ekle


Facebookta Paylaş

Ziyaretçi Sayısı

mod_vvisit_counterBugün20
mod_vvisit_counterÖnceki Gün673
mod_vvisit_counterBu Hafta2427
mod_vvisit_counterGeçen Hafta2579
mod_vvisit_counterBu Ay20
mod_vvisit_counterGeçen Ay14775
mod_vvisit_counterToplam53138
Copyright © 2016 Tüm Hakları Saklıdır.
Kişisel Gelişim Sitesi - Soner Yenimol